Datenschutzerklärung
1. Verantwortlicher
Marc Naumann
FDS – Fleet Decision System
Beesener Straße 18
06110 Halle (Saale)
E-Mail: testzugang@fds-system.de
2. Bereitstellung der Website
Beim Aufruf der Website verarbeitet der Hostinganbieter technisch notwendige Verbindungsdaten, insbesondere IP-Adresse, Zeitpunkt, aufgerufene Ressource, Browser- und Systeminformationen sowie Serverstatus. Die Verarbeitung dient dem sicheren und stabilen Betrieb der Plattform, der Fehleranalyse und der Abwehr missbräuchlicher Zugriffe.
Die Website wird bei IONOS betrieben. Im Rahmen des Hostings können technische Protokolldaten durch den Hostinganbieter verarbeitet werden.
3. Sitzungen und technisch notwendige Cookies
FDS verwendet eine technisch notwendige Sitzung, um Sicherheitsfunktionen, CSRF-Schutz und die Anmeldung bereitzustellen. Eine Nutzung zu Werbe-, Tracking- oder Profilingzwecken findet in diesem Sprint nicht statt.
4. Anfrage eines Testzugangs
Bei einer Testzugangsanfrage werden folgende Angaben verarbeitet: Name, Unternehmen oder Organisation, E-Mail-Adresse, optional Telefonnummer, Branche, Fuhrparkgröße, beschriebener Einsatzzweck, Zustimmungszeitpunkte sowie technische Sicherheitsinformationen zur Anfrage. Ein Passwort wird bei der Anfrage nicht erhoben.
Die Verarbeitung erfolgt zur Prüfung und Vorbereitung eines möglichen Testverhältnisses, zur Kommunikation über die Anfrage sowie zum Schutz der Plattform vor missbräuchlichen Registrierungen.
5. E-Mail-Bestätigung und persönliche Freigabe
Zur Verifikation der angegebenen E-Mail-Adresse wird ein zeitlich begrenzter Bestätigungslink erzeugt. Nach erfolgreicher Bestätigung wird die Anfrage persönlich geprüft. Es findet keine automatische Freischaltung statt. Freigaben, Ablehnungen, Sperrungen und sicherheitsrelevante Anmeldeereignisse werden protokolliert.
6. Benutzerkonto, Einladungs- und Passwort-Links
Bei einer Freigabe werden ein Benutzerkonto und ein eigener organisatorischer Mandantenbereich angelegt. Das persönliche Passwort wird erst über einen zeitlich begrenzten Einrichtungslink vergeben. Für Einrichtungs- und Passwort-Links speichert FDS ausschließlich einen nicht rückrechenbaren Token-Hash, Zweck, Ablauf- und Verwendungszeitpunkt sowie technische Sicherheitsinformationen. Verwendete oder ersetzte Links werden ungültig.
Fahrzeug-, Kosten-, Fristen-, Analyse-, Report- und Einstellungsdaten werden technisch über eine Mandantenkennung getrennt und bei jeder fachlichen Datenbankabfrage auf den angemeldeten Mandanten begrenzt.
7. Rechtsgrundlagen
Die Verarbeitung zur Bearbeitung und Vorbereitung eines Testzugangs erfolgt, soweit anwendbar, zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen. Sicherheits- und Protokolldaten werden auf Grundlage des berechtigten Interesses an einem sicheren, nachvollziehbaren und missbrauchsgeschützten Betrieb verarbeitet. Soweit gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen, erfolgt die Verarbeitung zur Erfüllung dieser Pflichten.
8. Speicherdauer
Nicht bestätigte oder abgelehnte Anfragen sollen regelmäßig nach spätestens 90 Tagen gelöscht oder anonymisiert werden, sofern keine Sicherheits- oder Nachweiserfordernisse entgegenstehen. Daten freigegebener Konten werden für die Dauer des Testzugangs und anschließend nur so lange gespeichert, wie dies für Abwicklung, Nachweis oder gesetzliche Pflichten erforderlich ist. Sicherheitsprotokolle sollen grundsätzlich nach zwölf Monaten geprüft und gelöscht oder anonymisiert werden.
9. Empfänger
Zugriff auf Testzugangsanfragen erhält ausschließlich die für die Freigabe zuständige Administration. Technische Daten können im Rahmen des Hostings und E-Mail-Versands durch die dafür eingesetzten Dienstleister verarbeitet werden. Eine Weitergabe zu Werbezwecken findet nicht statt.
10. Betroffenenrechte
Betroffene Personen können im Rahmen der gesetzlichen Voraussetzungen Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung, Datenübertragbarkeit und Widerspruch verlangen. Außerdem besteht das Recht, sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren.
11. Pflicht zur Bereitstellung
Die als erforderlich gekennzeichneten Angaben werden benötigt, um eine Testzugangsanfrage zu prüfen. Ohne diese Angaben kann kein Testzugang bearbeitet werden.
12. Aktualisierung
Diese Datenschutzerklärung wird angepasst, wenn sich Funktionen, Dienstleister, Rechtsgrundlagen oder Speicherdauern ändern. Vor dem öffentlichen Rollout ist eine abschließende rechtliche Prüfung vorgesehen.